La réception d’appel donne une première impression sur votre entreprise et reflète son organisation. Il est donc essentiel qu’elle soit bonne. Pour cela, il est indispensable de mettre en place une gestion de standard irréprochable. De quoi s’agit-il ? On vous explique tout !
Définition de la gestion de standard
La gestion de standard est assurée par une hôtesse d'accueil présente dans les locaux de votre entreprise ou par une télésecrétaire en cas de standard externalisé.
Dans les deux cas, son rôle est de prendre en charge tous les appels entrants de votre société. Elle fournit alors un accueil personnalisé en présentant l’identité de votre entreprise puis renseigne son interlocuteur. Pour cela, il est indispensable qu’elle ait une parfaite connaissance de votre société, de son fonctionnement et de votre activité ou de vos produits. C’est grâce à ces petits détails que la réception d’appels est de qualité. Les clients apprécient d’avoir une prise en charge appropriée et que l’on traite leurs demandes rapidement et efficacement.
En fonction de la demande de l’appelant, elle peut transférer l'appel au service concerné ou prendre un message qu’elle vous transmettra ensuite si vous ne voulez ou ne pouvez pas être dérangé. La standardiste doit aussi traiter les appels en fonction de leur priorité et gérer la file d’attente. Elle peut également gérer votre agenda en notant vos rendez-vous comme c’est le cas pour les médecins par exemple et rappeler des clients à votre demande pour leur transmettre votre message.
Une bonne gestion de standard impose donc de connaître et appliquer toutes les règles d’accueil téléphonique comme avoir une écoute attentive, adopter le bon langage et la bonne intonation ainsi qu’une articulation claire.
Les avantages d’une bonne gestion des appels
Si vous ne pouvez avoir une personne de votre entreprise qui gère vos appels, il peut être judicieux de se tourner vers une solution de standard externalisé. Comme l’explique le site Mister Goodman, cela présente de nombreux avantages pour chaque entreprise ayant recours à ce type de service.
En effet, la gestion de standard est alors assurée par des spécialistes de l’accueil téléphonique qui savent comment prendre en charge chaque appel dans de bonnes conditions et traiter toutes les demandes aussi efficacement que rapidement.
Grâce à cela, vous avez la certitude d’apporter la plus grande satisfaction à vos clients qui ont la réponse à leur question immédiatement. Il n’y a plus d’appels qui restent sans réponse et de votre côté, le standard externalisé, vous permet de pouvoir rester concentré sur votre activité. Vous n’êtes plus dérangé incessamment.
Tout cela réuni fait que vous véhiculez une image positive de votre entreprise. Cela est important pour établir une bonne relation avec vos clients et prospects qui parleront en bien de votre société. Et on sait que le bouche-à-oreille est d’une grande importance pour chaque entreprise comme cela est expliqué sur ce site.
La gestion de standard se révèle donc être un poste hautement stratégique qu’il ne faut pas prendre à la légère.